Vienoje gamybinėje įmonėje, su kuria teko dirbti, logistika veikė. Kroviniai judėjo, tiekėjai pristatydavo prekes, o klientai jas gaudavo laiku. Žvelgiant paviršutiniškai, jokių akivaizdžių problemų. Tačiau pakako kelių mėnesių nestabilumo rinkoje ir viskas ėmė byrėti.
Vėlavimai tapo dažnesni. Sandėlis pradėjo pildytis „atsargai“ užsakytomis prekėmis. Pardavimų komandai vis dažniau turėjo aiškintis klientams dėl neįvykdytų terminų. Tada įmonėje ir susirūpinta, kas gi iš tikrųjų atsakingas už logistiką.
Atsakymas buvo netikėtas, bet kartu ir labai aiškus – iš esmės atsakingi visi.
Būtent čia ir slypi problema. Straipsnyje aptarsime keletą tipinių istorijų, liečiančių logistikos klausimus įmonėse, taip pat pasidalinsime įžvalgomis, kaip jose turėtų funkcionuoti atsakomybės procesai.
Logistika, kuri „vyksta savaime“
Nemažoje dalyje įmonių vis dar gajus požiūris, kad logistika yra savaime suprantamas procesas. Jei yra tiekėjas, jei yra transporto partneris, jei yra sandėlis, tai viskas turėtų veikti.
Todėl logistika dažnai nėra kuriama kaip sistema. Ji susiformuoja kaip reakcijų grandinė.
Užsakymas ateina – kažkas jį perduoda.
Reikia transporto – kažkas jį užsako.
Atsiranda problema – kažkas ją sprendžia.
Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo efektyvu. Nėra papildomos struktūros, nereikia per daug rūpintis. Tačiau tokia logika veikia tik stabilioje aplinkoje. O stabilumo šiandien vis mažiau. Kai pradeda keistis kainos, maršrutai, pajėgumai ar klientų lūkesčiai, ši sistema nebetenka atramos. Nes ji niekada nebuvo sistema. Ji buvo tik įpročių rinkinys.
Kai logistika tampa administracine funkcija
Dar viena situacija, kai logistika įmonėje patikima administratoriui. Jis atsakingas, kruopštus, viską užrašo, skambina vežėjams, derina laikus. Ilgą laiką viskas veikia pakankamai sklandžiai.
Tačiau problema atsiranda ne dėl administratoriaus kompetencijos ar atsakingumo stokos . Problema atsiranda dėl to, kad administratoriui buvo patikėta funkcija, kuri iš esmės reikalauja sprendimų, o ne tik veiksmų.
Kai vieną dieną pagrindinis tiekėjas pradėjo vėluoti, reikėjo priimti sprendimą: ar ieškoti alternatyvos, ar keisti užsakymo apimtis, ar koreguoti pristatymo pažadus klientams. Tai jau nebe koordinavimas, tai verslo sprendimas. Tačiau žmogus, kuris neturi nei įgaliojimų, nei konteksto, tokių sprendimų priimti negali. Todėl atsiranda tai, kas logistikoje yra pavojingiausia – „laukiame, kol paaiškės“.
Tokiose situacijose logistika tampa pasyvia funkcija. Procesai tampa nebevaldomi, tiesiog laukiama, kol juos kažkas suvaldys.
Logistika, kuri ištirpsta tarp skyrių
Dar sudėtingesnė padėtis atsiranda tada, kai logistika formaliai egzistuoja, bet realiai neturi savo vietos organizacijoje. Ji tampa tarsi tiltu tarp pardavimų ir pirkimų. Pardavimai nori greičio, pirkimai nori kainos. Logistika atsiduria per vidurį, kai bandoma suderinti nesuderinamus tikslus.
Rezultatas dažniausiai būna kompromisas, kuris netenkina nė vienos pusės. Pardavimai pradeda žadėti terminus, kurie nėra realistiški. Pirkimai renkasi tiekėjus pagal kainą, ignoruodami patikimumą. O logistika tampa ta vieta, kur šie sprendimai susiduria su realybe. Ir tada prasideda nuolatinis „gesinimas“. Skambučiai. Skubūs sprendimai. Alternatyvų paieškos paskutinę minutę. Vidiniai konfliktai.
Iš išorės tai gali atrodyti kaip operatyvumas, iš vidaus – chaosas.
Kodėl ši problema ilgai lieka nepastebėta?
Vienas iš pavojingiausių šios situacijos aspektų yra tai, kad logistika ilgą laiką gali atrodyti kaip „normali“. Kol nėra didelių sutrikimų, kol klientai per daug nesiskundžia, kol finansiniai rezultatai dar laikosi, niekas nekelia klausimo, ar logistika iš tikrųjų valdoma. Tačiau realūs kaštai kaupiasi tyliai.
Vėlavimai, kurie „dar nėra kritiniai“, pradeda veikti klientų pasitenkinimą. Papildomos atsargos, kurios tik „dėl saugumo“, ima didinti kapitalo kaštus. Dažni smulkūs nukrypimai mažina galimybę tiksliai prognozuoti, o nuolatinės skubaus gabenimo opcijos, skirtos gaisrų gesinimui, išpučia logistinius kaštus.
Ir vieną dieną organizacija atsiduria situacijoje, kur logistika tampa nebe pagalbine funkcija, o pagrindiniu stabdžiu.
Kas iš tikrųjų yra logistika šiandien?
Didžiausia klaida yra manyti, kad logistika – tik transportas ar sandėliavimas.
Iš tikrųjų logistika yra sprendimų sistema, kuri jungia visą tiekimo grandinę.
Ji nusprendžia:
- kaip greitai įmonė gali reaguoti į paklausą,
- kiek kapitalo yra „užšaldyta“ atsargose,
- kiek patikimai įmonė vykdo savo pažadus klientams,
- kiek lanksti ji yra esant pokyčiams.
Kitaip tariant, logistika tiesiogiai veikia ne tik kaštus, bet ir pajamas. Ir būtent todėl klausimas, kas atsako už logistiką, nėra operacinis. Jis yra strateginis.
Aiški atsakomybė – ne struktūros klausimas, o mąstymo
Dažnai manoma, kad problema išsispręstų sukūrus atskirą logistikos skyrių ar pasamdžius vadovą. Tačiau realybėje vien struktūra nieko neišsprendžia, jei nepasikeičia požiūris.
Atsakomybė už logistiką atsiranda tada, kai organizacija pradeda ją matyti kaip vientisą sistemą, o ne kaip atskirų veiksmų rinkinį.
Tai reiškia, kad atsiranda žmogus ar komanda, kuri:
- mato visą grandinę nuo tiekėjo iki kliento,
- supranta skirtingų sprendimų pasekmes,
- turi įgaliojimus priimti sprendimus, o ne tik juos vykdyti.
Ir svarbiausia – ši funkcija turi balsą. Ne po fakto, kai reikia „sutvarkyti problemą“, bet prieš priimant sprendimus.
Ką daro įmonės, kurios šį klausimą išsprendė?
Įmonėse, kurios logistiką valdo sąmoningai, labai aiškiai matomas vienas skirtumas – jos ne reaguoja, jos planuoja:
- Jos nesirenka transporto kiekvienam užsakymui iš naujo. Jos kuria struktūras.
- Jos neieško sprendimų, kai atsiranda problema. Jos kuria scenarijus iš anksto.
- Jos neleidžia pardavimams žadėti to, ko logistika negali įvykdyti.
Tokiose įmonėse logistika tampa ne paskutine grandimi, o vienu iš konkurencinių pranašumo šaltinių. Klientai tai jaučia ne per marketingą, o per patirtį. Pristatymo terminai būna realistiški, informacija aiški ir nuosekli, problemos sprendžiamos prieš joms tampant kritinėmis.
Ir nors tai skamba kaip baziniai dalykai, realybėje būtent jie sukuria didžiausią skirtumą.
Kodėl šis klausimas toks svarbus dabar?
Anksčiau logistika galėjo būti „nematoma“ funkcija. Ji veikė fone, ir to pakako.
Šiandien situacija pasikeitė:
- Geopolitika įvedė nuolatinį neapibrėžtumą.
- Kainos tapo sunkiau prognozuojamos.
- Tiekimo grandinės ilgesnės ir sudėtingesnės.
- Klientai reiklesni nei bet kada.
Tokioje aplinkoje logistika tampa nebe vykdymo, o rizikos valdymo funkcija. Ir jei ši funkcija neturi aiškaus savininko, rizika pradeda augti nekontroliuojamai.
Taigi klausimas, kas įmonėje atsako už logistiką, dažniausiai nėra užduodamas tol, kol viskas veikia. Tačiau kai situacija pasidaro sudėtingesnė, jis vėl iškyla visu rimtumu. Tada dažniausiai ir paaiškėja, kad atsakymo nėra.
Įmonės, kurios šį klausimą ignoruoja, dažnai moka ne už transportą, o už pasekmes:
už vėlavimą, už nestabilumą, už prarastus klientus. Tuo tarpu tos, kurios aiškiai apibrėžia atsakomybę, logistiką pradeda matyti kitaip. Ir skirtumas tarp šių dviejų požiūrių ilgainiui tampa labai aiškus – ne prezentacijose, o rezultatuose.
