Greiti sprendimai logistikoje dažnai yra neišvengiami. Atsitiko nelaimė gamyboje, sutriko vežėjo veikla, staiga išaugo užsakymų kiekiai, pritrūko vietos sandėlyje ar pasikeitė klientų poreikiai – pokyčiai būtini. Tokiose situacijose organizacijos paprastai renkasi tai, kas atrodo racionaliausia tuo metu – surasti laikiną sprendimą, kuris leistų išlaikyti veiklos tęstinumą.
Bet laikinas sprendimas labai dažnai tampa nuolatiniu. Retai kuri įmonė sąmoningai nuspręstų dešimt metų dirbti su neefektyviu procesu, netinkamu partneriu ar pasenusiu planavimo įrankiu. Tačiau būtent taip kartais ir nutinka. Pradžioje atsiradęs sprendimas „kol kas“ tampa įprasta veiklos dalimi, o jo peržiūrėjimas vis atidedamas dėl svarbesnių klausimų. Galiausiai organizacija prie neefektyvumo taip pripranta, kad jo net nebepastebi.
Tikroji problema – ne pats laikinas sprendimas. Problema atsiranda tada, kai niekas nebeužduoda klausimo, ar jis vis dar yra tinkamas.
Kodėl laikini sprendimai taip lengvai įsitvirtina?
Logistikos specialistai yra puikūs problemų sprendėjai. Jų darbas reikalauja greitai reaguoti į nenumatytas situacijas, todėl organizacijose dažnai formuojasi kultūra, kurioje vertinamas gebėjimas „užgesinti gaisrą“. Tačiau gaisrų gesinimas ir sisteminis valdymas yra du skirtingi dalykai. Kai laikinas sprendimas padeda išvengti nesklandumų, jis sukuria iliuziją, kad problema išspręsta. Krovinys pristatytas, gamyba nesustojo, klientas nenukentėjo. Vadinasi, viskas veikia. Tačiau dažnai niekas neįvertina ilgalaikės kainos, kurią organizacija moka už tokį kompromisą. Ši kaina retai atsispindi vienoje sąskaitoje ar finansinėje ataskaitoje. Ji pasireiškia per šimtus mažų nuostolių: papildomas darbo valandas, klaidas, prarastas galimybes, neefektyvų planavimą ir didesnę veiklos riziką.
Būtent todėl daugelis logistikos organizacijų susigyvena su laikinais sprendimais, nors jie turėjo galioti vos kelias savaites ar mėnesius.
Dažniausi “laikini sprendimai”
Aptarsime dažnesnius atvejus, kai įmonėje susitaikoma su laikinumu, kuris, laikui bėgant, kainuoja daugiausiai.
„Laikinas“ logistikos partneris
Vienas akivaizdžiausių pavyzdžių – logistikos partnerių pasirinkimas. Tarkime, įmonė susiduria su problema, kai esamas vežėjas negali užtikrinti reikiamų pajėgumų. Randamas naujas partneris, kuris gali padėti nedelsiant. Sprendimas atrodo logiškas ir pagrįstas.
Po kelių mėnesių pradeda kartotis smulkūs nesklandumai. Atsiranda daugiau vėlavimų. Komunikacija tampa sudėtingesnė. Klientų aptarnavimo komanda vis dažniau turi aiškintis situacijas. Operacijų skyrius skiria daugiau laiko problemoms spręsti.
Vis dėlto bendradarbiavimas tęsiasi. Kodėl? Nes partnerio keitimas reikalauja laiko. Reikia atlikti rinkos analizę, derėtis, testuoti naujus tiekėjus. Todėl pati problema – neefektyvus vežėjo darbas -lieka nuošalyje.
Tokiose situacijose įmonės dažnai mato tik transportavimo kainą, tačiau nepastebi vadinamųjų paslėptų logistikos kaštų. Kiek kainuoja papildomos darbuotojų valandos? Kiek kainuoja klientų nepasitenkinimas? Kiek kainuoja gamybos planų koregavimas dėl nepatikimų pristatymų?
„Laikinas“ gabenimo būdas, kuris tampa vieninteliu pasirinkimu
Kitas dažnai nepastebimas laikinas sprendimas logistikoje – vieno transportavimo būdo pasirinkimas, o svarstymai apie alternatyvas lieka nuošalyje.
Taip dažnai nutinka dėl visiškai suprantamų priežasčių. Įmonei reikia greitai išspręsti tiekimo problemą, užtikrinti trumpesnius terminus arba prisitaikyti prie konkretaus kliento reikalavimų. Pasirenkamas tuo metu tinkamiausiai atrodantis transportavimo būdas . Tačiau laikui bėgant verslo aplinka keičiasi, o transportavimo strategija lieka tokia pati.
Pavyzdžiui, įmonė daugelį metų importuoja produkciją kelių transportu. Procesai veikia, tiekėjai pripratę, o darbuotojai puikiai išmano šį modelį. Todėl niekas nebeužduoda klausimo, ar dalį srautų būtų galima perkelti į jūrų transportą, geležinkelius ar taikyti kombinuotus sprendimus. Nors jūrų transportas galėtų sumažinti logistikos kaštus, o geležinkelis padėtų sumažinti priklausomybę nuo kelių transporto kainų svyravimų, organizacija ir toliau renkasi tai, prie ko yra pripratusi.
Todėl transportavimo būdų peržiūra turėtų būti ne krizinis, o reguliarus procesas. Net jei dabartinis modelis veikia puikiai, verta periodiškai įvertinti, ar daliai krovinių neatsirado efektyvesnių, pigesnių ar mažesnės rizikos alternatyvų. Dažnai būtent tokie strateginiai peržiūrėjimai leidžia atrasti reikšmingų taupymo galimybių ir sumažinti priklausomybę nuo vieno transportavimo kanalo.
Laikinas Excel failas tampa svarbiausia tiekimo grandinės sistema
Turbūt sunku rasti logistikos ar tiekimo grandinės organizaciją, kurioje bent vienas svarbus procesas nebūtų valdomas Excel pagalba. Problema nėra pats Excel. Tai puikus įrankis analizei, skaičiavimams ir tam tikrų procesų valdymui. Problema atsiranda tada, kai laikinas Excel sprendimas pamažu tampa pagrindine verslo sistema.
Dažniausiai viskas prasideda labai nekaltai. Reikia greitai suvaldyti atsargas, suplanuoti transportą ar sekti užsakymus. Sukuriamas vienas failas. Po kelių savaičių atsiranda papildomas lapas. Vėliau dar vienas. Prie failo pradeda dirbti keli žmonės, o po metų paaiškėja, kad didelė dalis organizacijos planavimo vyksta būtent jame.
Neretai tokiuose failuose valdomi gamybos planai, transporto grafikai, klientų užsakymai, tiekėjų informacija, atsargų likučiai ir net svarbiausi veiklos rodikliai. Dar blogiau – dažnai niekas iki galo nebežino, kaip veikia visos formulės, o pilną vaizdą supranta tik vienas ar du darbuotojai.
Tačiau, verslui augant, pradeda ryškėti problemos. Daugėja rankinio darbo, atsiranda daugiau klaidų, skirtingi darbuotojai dirba su skirtingomis failo versijomis, o sprendimai vis dažniau priimami remiantis pasenusiais duomenimis. Viena neteisingai pakeista formulė gali iškreipti atsargų planavimą ar sukelti tiekimo sutrikimus, kurių priežasties niekas nesupras kelias dienas.
Todėl verta periodiškai užduoti sau paprastą klausimą: ar Excel šiandien yra pagalbinė priemonė, ar jau tapo kritine verslo infrastruktūra? Jei per jį planuojamos atsargos, valdoma transporto veikla, prognozuojami poreikiai ir priimami svarbūs sprendimai, gali būti, kad organizacija jau seniai peržengė ribą, kur laikinas sprendimas turėjo būti pakeistas tvaresniu ir augimui pritaikytu procesu.
Laikinas „brangus transportas, nes klientas svarbus“
Tai viena dažniausių situacijų tiekimo grandinėse.
Klientui reikia skubaus pristatymo. Gamyba vėluoja. Tiekėjas nesuspėja pagaminti produkcijos. Sandėlyje trūksta atsargų. Tuomet priimamas sprendimas naudoti brangesnį transportavimo būdą – oro transportą ar ekspresinį pervežimą. Tuo metu tai atrodo visiškai logiška. Juk svarbiausia išgelbėti situaciją, išlaikyti klientą ir išvengti dar didesnių nuostolių.
Problema prasideda tada, kai tokie sprendimai tampa kasdienybe. Ne viena įmonė yra įsitikinusi, kad jai nuolat reikia oro transporto arba ekspresinių pervežimų. Tačiau, atlikus detalesnę analizę, dažnai paaiškėja, kad tikroji problema visai ne transporte. Ji slepiasi netiksliame paklausos prognozavime, netinkamai valdomose atsargose, vėlyvuose užsakymuose tiekėjams ar prastame vidinių procesų planavime. Kitaip tariant, transportas tampa priemone kompensuoti kitų procesų klaidas.
Dar viena pasikartojanti situacija, kai krovinys klientams pristatomas greičiau, nei jie iš tikrųjų reikalauja. Daugelis įmonių remiasi prielaida, kad klientas visada nori gauti prekes kuo greičiau. Tačiau realybėje ne visi klientai vertina greitį vienodai. Kai kuriais atvejais klientui visiškai pakanka pristatymo per penkias ar septynias dienas, tačiau įmonė ir toliau renkasi vienos – trijų dienų pristatymo modelį, nes taip buvo įprasta anksčiau arba todėl, kad niekas niekada nepasitikrino tikrųjų poreikių.
Todėl verta periodiškai užduoti labai paprastą klausimą: ar tikrai naudojame greitą transportą todėl, kad to reikia klientui, ar todėl, kad jis padeda kompensuoti mūsų pačių procesų trūkumus? Neretai paaiškėja, kad investicijos į geresnį planavimą, tikslesnes prognozes ar efektyvesnį atsargų valdymą leidžia sumažinti brangių skubių pervežimų skaičių ir sutaupyti daugiau, nei derėtis su logistikos partneriu dėl kelių eurų mažesnio frachto.
Išvada
Didžiausia laikino sprendimo problema yra ta, kad jo kaina beveik niekada nebūna akivaizdi.
Ji slypi ne vienoje sąskaitoje, o šimtuose mažų, kurios kaupiasi metų metus. Dažnai organizacijos pradeda ieškoti sprendimų tik tuomet, kai problema jau tampa krizės priežastimi. Tačiau tuo metu pokyčių kaina būna gerokai didesnė, nei būtų buvusi anksčiau. Todėl savo logistinius procesus pravartu peržiūrėti nuolat.
Jeigu šiuo metu ieškote partnerio, kuris galėtų padėti įsivertinti, ar visi procesai veikia efektyviai, kviečiame susisiekti su mūsų pardavimų komanda.
